|
Vertreten durch:
Geschäftsführender Vorstand
1. Vorsitzender Robert Terhorst und Schriftführer Robert Terhorst
2. Vorsitzende Sabine van der Els
Schatzmeister Helmut Conrads
Administrator und Pressesprecher Arndt von der Mark
Erweiterter Vorstand
Beisitzer Hans Hermann Neu
Beisitzerin Alexandra Bradtke
Beisitzer Hagen Majert
Beisitzer Thomas Moll
Beisitzer Jürgen Rohde
Kontakt:
Registereintrag:
Eintragung im Vereinsregister.
Registergericht: Wesel am 22.03.2001
Nr:3 VR 0851
impressum.htm
Datenschutzordnung im Bürgerforum
Lackhausen e.V. 2000
Präambel
Das Bürgerforum Lackhausen e.V. 2000 verarbeitet in vielfacher Weise
automatisiert personenbezogene Daten (z.B. im Rahmen der Vereinsverwaltung, der
Organisation von Mitgliederversammlungen, Ausrichten des Maibaumfestes,
Aufstellen und Schmücken eines Weihnachtsbaumes, sowie der Öffentlichkeitsarbeit
des Vereins) um die Vorgaben der EU-Datenschutz-Grundverordnung und des
Bundesdatenschutzgesetzes zu erfüllen, Datenschutzverstöße zu vermeiden und
einen einheitlichen Umgang mit personenbezogenen Daten innerhalb des Vereins zu
gewährleisten, gibt sich der Verein die nachfolgende Datenschutzordnung.
§ 1 Allgemeines
Der Verein verarbeitet personenbezogene Daten u.a. von Mitgliedern,
Teilnehmerinnen und Teilnehmern an vereinsbezogenen Veranstaltungen sowohl
automatisiert in EDV-Anlagen als auch nicht automatisiert in einem Dateisystem,
z.B. in Form von ausgedruckten Listen. Darüber hinaus werden personenbezogene
Daten auf der vereinseigenen Homepage veröffentlicht und an Dritte
weitergeleitet oder Dritten offengelegt. In all diesen Fällen ist die
EU-Datenschutz-Grundverordnung, das Bundesdatenschutzgesetz und diese
Datenschutzordnung durch alle Personen im Verein, die personenbezogene Daten
verarbeiten, zu beachten.
§ 2 Verarbeitung personenbezogener Daten der
Mitglieder
1. Der Verein verarbeitet die Daten unterschiedlicher Kategorien von Personen.
Für jede Kategorie von betroffenen Personen wird im Verzeichnis der
Verarbeitungstätigkeiten ein Einzelblatt angelegt.
2. Im Rahmen des Mitgliedschaftsverhältnisses verarbeitet der Verein
insbesondere die folgenden Daten der Mitglieder: Vorname, Nachname, Anschrift
(Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort), Geburtsdatum, Datum des
Vereinsbeitritts, Bankverbindung, Telefonnummern und E-Mail-Adressen.
§ 3 Datenverarbeitung im Rahmen der
Öffentlichkeitsarbeit
1. Im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit über Vereinsaktivitäten werden
personenbezogene Daten in Aushängen und in Internetauftritten veröffentlicht und
an die Presse weitergegeben.
2. Hierzu zählen insbesondere die Daten, die aus allgemein zugänglichen Quellen
stammen, auch von Teilnehmern an Vereinsveranstaltungen des Vereins.
3. Die Veröffentlichung von Fotos und Videos, die außerhalb öffentlicher
Veranstaltungen gemacht wurden, erfolgt ausschließlich auf Grundlage einer
Einwilligung der abgebildeten Personen.
4. Auf der Internetseite des Vereins werden die Daten der Mitglieder des
Vorstands- und der Funktionsträger mit Vornamen, Nachname, Funktion,
E-Mail-Adresse und Telefonnummer veröffentlicht.
§ 4 Zuständigkeiten für die Datenverarbeitung im
Verein
Verantwortlich für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben ist der
Vorstand nach § 26 BGB. Funktional ist die Aufgabe dem Schriftführer zugeordnet,
soweit die Satzung oder diese Ordnung nicht etwas Abweichendes regelt.
Der Schriftführer stellt sicher, dass Verzeichnisse der Verarbeitungstätigkeiten
nach Art. 30 DSGVO geführt und die Informationspflichten nach Art. 13 und 14
DSGVO erfüllt werden. Er ist für die Beantwortung von Auskunftsverlangen von
betroffenen Personen zuständig.
§ 5 Verwendung und Herausgabe von
Mitgliederdaten und -listen
1. Listen von Mitgliedern oder Teilnehmern werden den jeweiligen Mitarbeitern im
Verein (z.B. Vorstandsmitgliedern, Funktionsträger) insofern zur Verfügung
gestellt, wie es die jeweilige Aufgabenstellung erfordert. Beim Umfang der dabei
verwendeten personenbezogenen Daten ist das Gebot der Datensparsamkeit zu
beachten.
2. Personenbezogene Daten von Mitgliedern dürfen an andere Vereinsmitglieder nur
herausgegeben werden, wenn die Einwilligung der betroffenen Person vorliegt. Die
Nutzung von Teilnehmerlisten, in die sich die Teilnehmer von Versammlungen und
anderen Veranstaltungen zum Beispiel zum Nachweis der Anwesenheit eintragen,
gilt nicht als eine solche Herausgabe.
3. Macht ein Mitglied glaubhaft, dass es eine Mitgliederliste zur Wahrnehmung
satzungsgemäßer oder gesetzlicher Rechte benötigt (z.B. um die Einberufung einer
Mitgliederversammlung im Rahmen des Minderheitenbegehrens zu beantragen), stellt
der Vorstand eine Kopie der Mitgliederliste mit Vornamen, Nachnamen und
Anschrift als Ausdruck oder als Datei zur Verfügung. Das Mitglied, welches das
Minderheitenbegehren initiiert, hat vorher eine Versicherung abzugeben, dass
diese Daten ausschließlich für diesen Zweck verwendet und nach der Verwendung
vernichtet werden.
§ 6 Kommunikation per E-Mail
1. Für die Kommunikation per E-Mail richtet der Verein einen vereinseigenen
E-Mail-Account ein, der im Rahmen der vereinsinternen Kommunikation
ausschließlich zu nutzen ist.
2. Beim Versand von E-Mails an eine Vielzahl von Personen, die nicht in einem
ständigen Kontakt per E-Mail untereinander stehen und/oder deren private
E-Mail-Accounts verwendet werden, sind die E-Mail-Adressen als „bcc“ zu
versenden.
§ 7 Verpflichtung auf die Vertraulichkeit
Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Verein, die Umgang mit
personenbezogenen Daten haben (z.B. Mitglieder des Vorstands, Funktionsträger,
Beisitzer), sind auf den vertraulichen Umgang mit personenbezogenen Daten zu
verpflichten.
§ 8 Datenschutzbeauftragter
Da im Bürgerforum Lackhausen derzeit weniger als 10 Personen ständig mit der
automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind, hat der
Verein keinen Datenschutzbeauftragten zu benennen.
§ 9 Einrichtung und Unterhaltung von
Internetauftritten
1. Der Verein unterhält zentrale Auftritte für den Gesamtverein. Die Einrichtung
und Unterhaltung von Auftritten im Internet obliegt dem Vorstand. Änderungen
dürfen ausschließlich nach Genehmigung des Vorstands durch den Administrator
vorgenommen werden.
2. Der stellvertretende Vorsitzende und der Schriftführer sind für die
Einhaltung der Datenschutzbestimmungen im Zusammenhang mit Online-Auftritten
verantwortlich.
§ 10 Verstöße gegen datenschutzrechtliche
Vorgaben und diese Ordnung
1. Alle Mitarbeiter des Vereins dürfen nur im Rahmen ihrer jeweiligen Befugnisse
Daten verarbeiten. Eine eigenmächtige Datenerhebung, -nutzung oder –weitergabe
ist untersagt.
2. Verstöße gegen allgemeine datenschutzrechtliche Vorgaben und insbesondere
gegen diese Datenschutzordnung können gemäß den Sanktionsmitteln, wie sie in der
Satzung vorgesehen sind, geahndet werden.
§ 11 Inkrafttreten
Diese Datenschutzordnung wurde durch den Vorstand des Vereins am 28.05.2018
beschlossen und tritt mit Veröffentlichung auf der Homepage des Vereins in
Kraft.
|